วันจันทร์ที่ 3 ธันวาคม พ.ศ. 2555

โปรแกรม acrobat x pro

บทความเกี่ยวกับการใช้งาน โปรแกรมสร้างงานเอกสาร PDF เขียนขึ้นเพราะว่ามีความเกี่ยวข้องกับการใช้งานร่วมกับโปรแกรม Photoshop อยู่มากพอสมควร และเป็นโปรแกรมที่น่าทึ่งในการใช้งานอยู่มาก มีความสามารถในการสร้างงานเอกสารที่วิเศษอย่างเหลือเชื่อ มาเริ่มทำความรู้จักกับโปรแกรมกันดีกว่า

เริ่มต้นใช้งาน Getting Start Program
เมื่อเปิดโปรแกรมขึ้นมา หน้าแรกที่จะได้พบคือหน้า Getting Started ซึ่งจะแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับในส่วนของ Open a Recent File คือ เอกสารที่เราได้มีการเปิดด้วยโปรแกรมนี้มาก่อนหน้า และอีกส่วนจะแสดงเมนูเริ่มต้นการใช้งานในส่วนต่างๆ ส่วนมากการเปิดโปรแกรมด้วยการคลิกเปิดที่ตัวโปรแกรมโดยตรงก็เพราะต้องการเปิดงานเอกสารที่เป็น PDF Format โดยใช้การเปิดโดยคลิกที่ Open ที่หน้า Getting Started นี้ หรือใช้เมนู File - Open และก็ไปที่เอกสาร PDF ที่ต้องการเปิดซึ่งเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ หรืออีกวิธีในการเปิดเอกสาร โดยการคลิกที่เอกสาร PDF นัน โปรแกรมนี้ก็จะเปิดขึ้นมาเองโดยอัตโนมัติ พร้อมเปิดหน้าเอกสาร PDF นั้นให้ ซึ่งวิธีนี้จะไม่เห็น Getting Start


acrobat x pro


acrobat x pro

acrobat x pro
acrobat x pro
พื้นที่การทำงาน Workspace
ประกอบด้วยสี่ส่วนหลัก คือ Tool Bar / Thumbnail / Display / Control Panel

Tool Bar หรือแถบเครื่องมือ จะแสดงอยู่ส่วนบนรองจากรายการเมนูต่างๆ
Thumbnail จะแสดงอยู่ทางด้านซ้ายของโปรแกรม เมื่อคลิกที่ Thumbnail ใดก็จะมีรายละเอียดแสดงให้เห็น
Display คือส่วนที่แสดงหน้าเอกสาร PDF ซึ่งอยู่ส่วนตรงกลางของโปรแกรม
Control Panel เป็นส่วนควบคุมการใช้คำสั่งต่างๆ ซึ่งจะแสดงอยู่ทางด้านขวาของโปรแกรม



การใช้เครื่องมือค้นหา Find Tool
โดยการใช้เมนู Edit - Find หรือคีย์ลัด Ctrl + F เพื่อค้นหาคำที่ต้องการในเอกสารนั้น เมื่อเปิดเครื่องมือแล้วจะเห็นกรอบเครื่องมืออยู่มุมบนของโปรแกรม ให้พิมพ์คำที่ต้องการค้นหาลงไปแล้วกด Enter หรือจะกดที่ไอคอน Find Previous (Shift + F3) หรือ Find Next (F3) ก็ได้เช่นกัน ถ้ามีหลายคำเหมือนกับคำที่ต้องการค้นหา กดแต่ละครั้งก็จะวิ่งไปที่คำนั้นตามลำดับ ถ้าใช้การกดปุ่ม Enter เมื่อวิ่งไปหาจนถึงคำสุดท้ายแล้ว ถ้าต้องการย้อนกลับมาที่คำแรก ให้กดปุ่ม Shift + Enter


acrobat x pro

ถ้าต้องการเปิดเครื่องมือนี้แบบเต็มรูปแบบ ให้คลิกที่ลูกศรชี่ลงบนแถบเครืองมือ แล้วคลิกคำว่า Open Full Acrobat Search หรือใช้คีย์ลัด Shift + Ctrl + F จะได้หน้าตาเครื่องมือตามภาพด้านล่าง

acrobat x pro

ส่วนวิธีการใช้งานนั้นสามารถทำได้หลายรูปแบบตามรายการต่างๆ ที่แสดงบนเครื่องมือนี้ เมื่อตั้งค่าการค้นหาที่ต้องการแล้วก็เพียงกดปุ่ม Search เท่านั้น ถ้ากดปุ่ม Show More Options ก็ยังมี Option เพิ่มเติมในการค้นหาที่สามารถใช้กำหนดค่าได้มากขึ้น

โฆษณา
bn 9

การใช้เครื่องมือ Zoom
โปรแกรมนี้มีเครื่องมือ Zoom ซึ่งอยู่ในเมนู View - Zoom จากนั้นก็เลือกรูปแบบการซูมที่ต้องการ ถ้าใช้คีย์ลัด Ctrl + 0 = Fit to Screen หรือ Ctrl + 1 = 100% Zoom หรือจะใช้การคลิกที่เครืองหมายการซูมบนแถบเครืองมือก็ได้ ซึ่งจะแสดงเครื่องหมาย - เท่ากับ Zoom out (Ctrl + minus sign) เครืองหมาย + เท่ากับ Zoom in (Ctrl + plus sing) อีกวิธีก็คือคลิกที่แถบการ Zoom แล้วเลือกเปอร์เซ็นต์ที่ และลักษณะที่ต้องการซูม


acrobat x pro


การใช้ และกำหนดแถบเครืองมือ
เครืองมือต่างๆ ที่แสดงอยู่บนแถบเครืองมือ สามารถที่จะเพิ่มเติม หรือนำออกได้ โดยการคลิกขวาที่แถบ เครืองมือ Tool Bar แล้วคลิกที่ Quick Tool หรือจะคลิกโดยตรงที่ไอคอน Customize Quick Tools รูปเฟืองก็จะมีหน้าต่าง Customize Quick Tools แสดงขึ้นมาเพื่อทำการปรับแต่ง หน้าต่างนี้จะแบ่งออกเป็นสองส่วน ด้านซ้ายเป็นที่สำหรับแสดงรายการเครื่องมือต่างๆ ของโปรแกรมซึ่งสามารถนำมาไว้บนแถบ Tool Bar ได้ โดยจะประกอบไปด้วยสองส่วนหลักคือ ส่วนของ Tool และ ส่วนของ Comment เมื่อคลิกเพื่อขยายรายการออกมาก็จะเห็นรายการย่อยต่างๆ ส่วนด้านขวาเป็นรายการที่ได้ทำการเลือกเพื่อให้มาแสดงบนแถบ Tool Bar โดยมีวิธีการใช้ดังนี้

ขั้นแรก ให้คลิกเพื่อแสดงรายการย่อยต่างๆ จากนั้นถ้าต้องการรายการเครื่องมือใด ก็คลิกที่รายการนั้นแล้วมาคลิกที่เครื่องหมายรูปสามเหลี่ยมไอคอนแรกที่แสดงอยู่ในส่วนตรงกลางของหน้าต่าง รายการนั้นก็จะมาแสดงอยู่ในส่วนของ Quick Tools to Show

ขั้นที่สอง เมื่อได้รายการเครื่องมือต่างๆ ตามต้องการแล้ว สามารถที่จะปรับตำแหน่งการแสดงเครื่องมือบนแถบ Tool Bar ได้โดยการคลิกที่ชื่อเครื่องมือนั้น แล้วกดปุ่มเครื่องหมายสามเหลี่ยมชี้ขึ้นด้านบนเพื่อย้ายตำแหน่งขึ้นด้านบน หรือต้องการย้ายตำแหน่งลงด้านล่าง ก็คลิกที่เครื่องหมายสามเหลี่ยมชี้ลงด้านล่าง

เมื่อจัดตำแหน่งได้ตามต้องการแล้ว ก็เพียงกดปุ่ม OK ไอคอนเครื่องมือต่างๆ ที่ได้เลือกไว้ก็จะแสดงบนแถบ Tool Bar


acrobat x pro


การใช้ Control Panel
ประกอบด้วย Tool / Comment / Share การเปิด -  ปิด Control Panel ก็เพียบแค่คลิกที่ชื่อนั้นก็จะแสดงแถบรายการต่างๆ ถ้าต้องการปิดการแสดงรายการก็เพียงคลิกที่ชื่อเดิมอีกครั้ง

acrobat x pro


เครื่องมือต่างๆ ของ Control Panel ประกอบด้วย 

acrobat x pro
Tool
acrobat x pro
Comment
acrobat x pro
Share

การใช้ Page Thumbnail
จะแสดงไอคอนอยู่ที่ด้านซ้ายบนสุดในส่วนของแถบ Thumbnail เมื่อคลิกที่ไอคอนนี้ จะทำการแสดงหน้าเอกสารต่างๆ ของ File PDF ที่เปิดอยู่ขณะนั้น สามารถทำการปรับตำแหน่งเอกสาร คัดลอก ลบ หรือเพิ่ม Rotate แทรก เอกสารต่างๆ และอีกมากมายได้จากส่วนนี้ โดยการคลิกที่ไอคอน Option ซึ่งแสดงรองลงมาจากแถบ Page Thumbnails page จะเห็นเมนูการปรับแต่งอีกมาก หรือจะใช้การคลิกขวาที่ไอคอนเอกสารแล้วเลือกรายการต่างๆ ก็ได้

acrobat x pro

การ Rotate เอกสาร
สามารถทำการปรับมูมมองของเอกสาร หรือ Rotate โดยใช้เมนู View - Rotate view -แล้วเลือกรูปแบบการ Rotate แบบ Clockwise (ปรับหมุนทิศทางตามเข็มนาฬิกา) หรือ Counterclockwise (ปรับหมุนทิศทางทวนเข็มนาฬิกา)

การปรับ Page Display
วิธีนี้มักจะใช้กับเอกสารที่มีจำนวนหน้ามากกว่าหนึ่ง โดยการใช้เมนู View - Page Display เลือกรูปแบบที่ต้องการให้แสดงหน้า Page ในรูปแบบต่างๆ

View Mode
วิธีเปิดโดยใช้เมนู View แล้วเลือกมุมมองในการดูเอกสารของโปรแกรม Acrobat X ซึ่งมีด้วยกันสองรูปแบบได้แก่

  • Read Mode = เป็นโหมดสำหรับอ่าน
  • Full Screen Mode = มักใช้สำหรับการ Present เมื่ออยู่ในโหมดนี้ จะใช้ปุ่มลูกศรในการเลื่อนหน้าลง หรือใช้คลิกเพื่อเลือนลง ถ้ากดปุ่ม Shift แล้วคลิกจะเป็นการเลื่อนหน้าขึ้น


การปรับตั้งค่า Preference ของโปรแกรม
เมนู Edit - Preference หรือใช้คีย์ลัด Ctrl + K ก็จะได้หน้าต่าง Preference แสดงขึ้นมาเพื่อให้ทำการตั้งค่าต่างๆ ที่ต้องการ ซึ่งมีอยู่มากมาก ในส่วนนี้จะแนะนำตามที่ผมได้มีการตั้งค่าไว้บางส่วน นอกนั้นแล้วแต่ความต้องการในการใช้งานของแต่ละคนครับ

  • Identity = ส่วนนำใช้สำหรับใส่รายละเอียด ชื่่อ และ อีเมล์
  • Document = สำหรับตั้งค่า Recent Document List
  • Online Service = สำหรับใส่ Adobe account ต้องไปสมัครสมาชิกกับทาง Adobe ก่อนนะครับ
  • Touchup = สำหรับเลือกโปรแกมที่ใช้แต่งภาพ และ โปรแกรมสร้าง Vector ที่มีในคอมพิวเตอร์ โปรแกรมเหล่านี้ไว้สำหรับใช้ในการปรับแต่งภาพที่แสดงบนหน้าเอกสาร PDF


การ Share File
ถ้าต้องการส่ง File เอกสาร PDF ให้กับผู้อื่น สามารถทำได้ 2 แบบ โดยให้คลิกที่ Share ซึ่งอยู่ในส่วนของ Control Panel

  • Use Adobe SendNow Online ถ้าเลือกส่วนนี้จะเป็นการใช้บริการที่ Adobe มีไว้ให้ซึ่งเหมาะกับ File ที่มีขนาดใหญ่มาก
  • Attach to File วิธีนี้จะแนบ File กับโปรแกรม Outlook ในคอมพิวเตอร์ของเราในการส่งอีเมล์

เมื่อกดปุ่ม Attach ก็จะเริ่มขั้นตอนการส่งของทั้งสองวิธีข้างต้น


การสร้างเอกสาร Create PDF
สามารถทำได้หลายรูปแบบ โดยให้กดปุ่มที่แถบชื่อ Create บนแถบเครื่องมือ จะมีรายการแสดงให้ว่าจะสร้างเอกสารในรูปแบบ แล้วก็เพียงคลิกตามรายการนั้นเท่านั้น

  • Create from File = ใช้เอกสารนามสกุลอะไรก็ได้ เช่น excel, word, gif, html เมื่อคลิกแล้วให้เลือกเอกสารที่ต้องการ
  • Create from Scanner = เมื่อเลือกส่วนนี้ ต้องมีเครื่อง Scanner ต่อกับคอมพิวเตอร์ด้วย จากนั้นก็เพียงเลือกระบบสี และทำการตั้งค่าต่างๆ
  • Create from Web = ขั้นแรกต้อง Copy URL เว็บไว้ก่อน เมื่อคลิกเลือกแล้วใส่ URL นั้นลงไปแล้วให้คลิก Setting เพื่อกำหนดค่าต่างๆ ตามความต้องการก่อนที่จะกดปุ่ม Create ถ้าคลิกปุ่ม Capture Multi Level จะสามารถกำหนด Level ว่าให้โหลดความลึกของหน้าเว็บขนาดใหน หมายถึง เช่นในหน้ามี Link ลึกเท่าไรที่จะโหดลมาตามที่กำหนด
  • Create from Clipboard = เลือกข้อความที่ต้องการแล้วใช้คำสั่ง Copy เพื่อเก็บข้อความไว้ที่ Clipboard จากนั้นเลือกรูปแบบนี้ก็จะได้เอกสาร PDF



การ Copy Text and Graphic to Other Document
ก่อนอื่นต้องคลิกเลือกไอคอน Selection Tool for Text and Images ไอคอนรูปลูกศรบนแถบเครื่องมือก่อนจากนั้นให้มาลากคลุม Text หรือ Image แล้วใช้เมนู Edit - Copy แล้วไป Edit - Paste ที่ตำแหน่งบนเอกสารอื่นที่ต้องการ การทำแบบนี้ไม่สามารถ Paste ในเอกสาร PDF


การปรับแต่ง Text
ใช้เครื่องมือ Edit Document Text ใน Content ซึ่งอยู่ในส่วนของ Tool Control Panel แล้วมาคลิกคลุม Text จากนั้นคลิกขวา เลือก Properties จะรู้ว่า Text Font เป็นแบบใหน และยังสามารถปรับแต่งจากหน้าต่างนี้ได้ด้วย ส่วนถ้าต้องการปรับแต่ง Image ให้เลือก Edit Object  ซึ่งสามารถนำมาคลิกเลือก Image แต่ละส่วนได้ จากนั้นคลิกขวา เลือก Edit Image ระบบจะไปเปิดในโปรแกรมปรับแต่งภาพที่ตั้งไว้ในส่วนของ TouchUp

ถ้าเปิด Text มาที่โปรแกรม Illustrator แล้ว text ไม่ได้เป็น Text Area ให้คลิกเลือก Text นั้นแล้วใช้คำสั่ง Cut จากนั้นสร้าง Text Area แล้วทำการ Paste ใน Text Area อีกครั้ง ก็จะได้เป็น Text ในแบบ Text Area เมื่อแก้ไขเสร็จแล้ว ก็เพียงคลิกกากบาทที่ Tab ในโปรแกรม Illustrator แล้วเลือก Yes ก็จะไปอัพเดท Text ที่เอกสาร PDF นั้น ลักษณะนี้จะใช้กับ Image ที่เปิดมาที่โปรแกรม Photoshop เช่นกัน

acrobat x pro


การ Adding Text ในเอกสาร PDF
คลิกเลือก Tool - Content - Edit Document Text จากนั้นกด Ctrl ค้างไว้แล้วคลิกตรงที่ต้องการเพิ่ม Text จะมีหน้าต่าง New Text Font ทำการตั้งค่าต่างๆ แล้วกด OK ก็จะแสดงคำว่า New Text ขึ้นมา จากนั้นก็เพียงพิมพ์ Text ที่ต้องการ Add ได้เลย ถ้าต้องการเลื่อนตำแหน่ง ให้ไปคลิกเลือก Edit Object แล้วคลิกลากไปยังตำแหน่งที่ต้องการ แล้วไปคลิกที่เครื่องมือ Selection ก็จะออกจากกรอบ Text

acrobat x pro

การพิมพ์ Type in PDF Document
ถ้าต้องการพิมพ์ Text ในเอกสาร ให้คลิกเลือก Add of Edit Text Box ซึ่งอยู่ในส่วน Content ของ Control Panel Tools / เม้าส์ Cursor จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมาย A แล้วก็จะมีหน้าต่าง Typewritter แสดงขึ้นมาที่ส่วนบนของเอกสาร สามารถทำการตั้งค่าต่างๆ จากส่วนนี้ก่อนการพิมพ์

acrobat x pro

วิธีการพิมพ์ก็เพียงคลิกลงตรงตำแหน่งที่ต้องการบนเอกสาร ถ้าต้องการเลื่อน Text ที่พิมพ์ก็เพียงคลิกที่นอกส่วน Text ที่พิมพ์ จะเห็นเม้าส์เปลี่ยนเป็นเครื่องหมายหัวลูกศรให้คลิกค้างที่ Text นั้นแล้วเลื่อนได้ตามต้องการ แต่ถ้าคลิกแล้วปล่อยเม้าส์จะเห็นกรอบล้อม Text เม้าส์จะเปลี่ยนเป็นเครื่องหมายกากบาท สามารถใช้คลิกแล้วเลื่อนได้เช่นัน

Text ที่พิมพ์ต่างๆ นี้จะแสดงอยู่ในส่วนของ Comment List ซึ่งอยู่ใน Comment Control Panel สามารถปรับแต่งต่างๆ จากส่วนนี้ โดยเมื่อคลิกที่แถบของ Text ที่พิมพ์นั้นก็จะมี Bounding Box คลุมรอบ Text นั้นให้เห็น พร้อมทั้งมารายการแสดงขึ้นมาให้เลือก เช่น Delete และอื่นๆ

การแก้ไข Image and Graphic

คลิกที่ Tool ในส่วนของ Control Panel แล้วคลิก Content เลือก Edit Object จากนั้นให้มาคลิกที่ Image or Graphic ก็จะมีกรอบ Bounding Box ล้อมรอบในส่วนนั้น หรือจะคลิกแล้วลากคลุมก็ได้ จากนั้นคลิกขวาจะมีเมนูแสดงขึ้นมาเพื่อให้เลือกในการปรับแต่ง หรือ Edit Image หรือ Graphic แล้วแต่ว่าส่วนนั้นคืออะไร ถ้าเป็นภาพจะไปเปิดในโปรแกรม Photoshop ถ้าเป็น Text จะเปิดในโปแกรม Illustrator ซึ่งทั้งสองโปรแกรมนี้ได้ทำการตั้งค่าไว้ในส่วนของ TouchUp ที่ Preference ของโปรแกรม Acrobat X

การเปลี่ยน Page Number
ให้คลิกขวาที่หน้า Page ในส่วนของ Page Thumbnail แล้วเลือก Number Pages จากนั้นตั้งค่าต่างๆ ตามต้องการ (แถบ Prefix ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความเพื่อให้แสดงหน้า page number)

acrobat x pro



การสร้างลายเซ็นต์ Digital PDF
ขั้นแรกต้องสร้างรูปแบบ Form ต่างๆ ให้เรียบร้อยจากโปรแกรม Ms word ก่อน แล้วนำมาสร้าง Form ใน Acrobat X การทำแบบนี้จะสร้าง Form ได้ง่ายและรวดเร็วกว่าการสร้างโดยตรงจาก Acrobat X

วิธีการสร้าง Form โดยใช้เมนู Tool จากส่วนของ Control Panel แล้วเลือก Forms - Edit มีหน้าต่าง Add or Edit Form Field แสดงขึ้นมา ให้คลิกเลือก No ก็จะมีแถบเครื่องมือต่างๆ ในการสร้าง Form  แสดงขึ้นมาบนแถุบเครื่องมือ ให้คลิกไอคอน Add Digital Signature (อันดับที่ 7) แล้วมาลากคลุมบนพื้นที่ว่างที่ต้องการใส่ลายเซ็นต์ Digital ก็จะเห็นตามภาพที่สองด้านล่าง

acrobat x pro

acrobat x pro

จากนั้นให้พิมพ์เพื่อตั้งชื่อในช่องของ Field Name ว่าเป็นส่วนลายเซ็นต์สำหรับใคร เช่น พิมพ์ว่า Recipient หรือ Manage  แล้วแต่ว่าตรงนั้นจะให้ใครเซ็นต์ ชื่อที่พิมพ์ก็จะแสดงแทนที่คำว่า Signature จากนั้นคลิกที่แถบ All Properties เพื่อเปิดหน้าต่างการตั้งค่าเพิ่มเติมให้กับส่วนที่ต้องการแสดงเพื่อให้ใส่ Digital Signature จากนั้นคลิกแถบ Preview ซึ่งอยู่รองจากแถบเครื่องมือ Form ก็จะแสดงหน้าเหมือนจริงจากสิ่งที่เราสร้าง หรือถ้าต้องการแก้ไขเพิ่มเติม ก็ให้กดแถบ Edit เพื่อกลับไปหน้าสร้าง Form อีกครั้ง

วิธีการสร้างลายเซ็นต์ Digital Signatuer
สามารถทำได้หลายแบบ เช่น จากการแสกนลายเซ็นต์ หรือ สร้างจากโปรแกรม Illustrator ซึ่งจะดีกว่าสร้างจากการแสกน เพราะไม่ต้องทำ Transparent กับส่วนของ Background จากการแสกน เมื่อสร้างไฟล์แล้วให้ Save to PDF เมื่อได้เอกสาร PDF File แล้ว ให้มาที่โปรแกรม Acrobat X คลิก Comment บน Control Panel เลือกแถบ Annotatin แล้วคลิกไอคอน Add Stamp เลือก Custom Stamp - Create Custom Stamp จะมีหน้าต่าง Select Image for Custom Stamp แสดงขึ้นมา ให้กดแถบ Browse เพื่อเลือก File ลายเซ็นต์ที่ได้สร้างไว้แล้วกด OK จะมีหน้าต่าง Create Custom Stamp แสดงขึ้นมา ให้ทำการตั้งชื่อในส่วนของ Category โดยจะเลือกจากชื่อที่มีให้แล้ว หรือจะพิมพ์ขึ้นมาเองก็ด้ สำหรับในส่วนของ Name ก็ให้ตั้งชื่อเช่นกัน แล้วกด OK

ถ้าทำการสร้างลายเซ็นต์จากโปรแกรมอื่นที่ไม่ใช้ Illustrator หลังจากสร้างลายเซ็นต์เพื่อใช้ในส่วนของ Add Stamp แล้ว จะต้องทำการ Flatten เพื่อให้เหลือแต่ลายเซ็นต์อย่างเดียวหรือเป็นการ Transparent Background ไม่นั้นระบบจะคิดว่าลายเซ็นต์เป็น Comment

วิธี Flatten ให้ทำจาก Tools - Action Wizard - Action - Flattenizer จะมีหน้าต่าง action flattenizer ขึ้นมาให้กด next ทำการ save file เพื่อเก็บไฟล์ไว้มาใช้กับ stamp ในการโหลดมาสร้างเป็น stamp

เมื่อต้องการใช้ลายเซ็นต์ที่สร้างขึ้น ก็เพียงคลิกที่ไอคอน Add Stamp แล้วเลือกแถบ Signature ซึ่งจะมีลายเซ็นต์ต่างๆ ที่สร้างขึ้น จากนั้นก็มาคลิกตรงส่วนที่ให้ประทับลายเซ็นต์บนเอกสาร ถ้าต้องการปรับขนาดลายเซ็นต์ให้เปลี่ยนเป็น Selection Toll ก่อน แล้วมาคลิกที่ลายเซ็นต์ จะมี Bounding Box แสดงขึ้นมาให้สามารถทำการปรับขนาด และ Rotate ได้

การใส่ลายเซ็นต์ Digital Signature
เมื่อเปิดเอกาสาร PDF ที่มีการสร้างส่วนสำหรับใส่ Digital Signature ก็ให้คลิกบนแถบที่ผู้สร้างได้กำกับไว้ เมื่อคลิกแล้วจะมีหน้าต่าง Add Digital ID แสดงขึ้นมา เพื่อให้เลือกว่าจะใส่ Digital Signature ด้วยวิธีใด
ถ้าเป็นการใส่ครั้งแรก เราจะต้องสร้าง Digital Signature ขึ้นมาก่อน เริ่มโดยให้คลิกเลือก A New Digital คลิก Next เลือก New PKCS#12 digital ID file คลิก Next ทำการใส่ชื่อ และรายละเอียดที่ต้องการแสดงในลายเซ็นต์ แล้วคลิก Next  ใส่ที่เก็บลายเซ็นต์ และ Password แล้วกด Finish

acrobat x pro


กฏในการทำเอกสารเพื่อนำมาสร้าง Form ด้วยโปรแกรม Acrobat X 
  • รูปแบบที่ง่าย 
  • ขนาดตัวหนังสือ ระหว่าง 10-24 point type
  • ไม่มีส่วนทีเหลื่อมกันในส่วนของช่องว่างที่ใช้สำหรับใส่ข้อความ
  • ต้องมีข้อความทางด้านซ้าย และ เส้นสำหรับใส่ข้อความทางด้านขวา
  • ห้ามสร้างเป็นรูแบบ Type Effect 
การ Convert Form Document to Normal PDF
ทำได้เมื่ออยู่ในโหมดการ Edit Form คลิกขวาในส่วนที่มีการสร้าง Form ต่างๆ แล้วเลือก Delete หรือ คลิกอันใดอันหนึ่ง แล้วคลิกขวาเลือก Select All แล้วกดปุ่ม Delete เมื่อทำเสร้จแล้วต้องเลือก Close Form Editing ซึ่งอยู่ในส่วนของ Task ที่หน้าของการสร้าง Form

แต่มีวิธีที่เร็วกว่า เมื่อเปิดเอกสาร PDF ที่มีการสร้าง Form ให้ทำการเลือก File - Save as - Optimized PDF แล้วเอาสิ่งที่คลิกเลือกทางด้านซ้ายของหน้า Optimized PDF ออกทั้งหมด ยกเว้น Discard Objects และ Flatten Form Fields (สามารถสร้างเป็น preset เก็บไว้ใช้ โดยการคลิกที่ปุ่ม save ตั้งชื่อเป็น De-form) จากนั้นก็มากด OK แล้ว ทำขั้นตอนการ Save File ต่อ Form ที่สร้างทุกอย่างก็จะหายไปจากเอกสาร

acrobat x pro


การ Crop Page and Document
ทำได้จากให้คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel เลือก Page - Crop ลากคลุมส่วนที่ต้องการ Crop จากนั้นดับเบิ้ลคลิกในกรอบ จะมีหน้าต่าง Set Page Boxes เพื่อทำการตั้งค่า ถ้าไม่ต้องการเปลี่ยนค่าอะไรก็กดปุ่ม OK ถ้าใน ถ้าคลิกเลือกในส่วนของ Page Range จะเป็นการ Crop ส่วนที่อยู่นอกกรอบของ Crop Area ให้เหลือแต่ส่วนที่เลือก Crop สามารถกำหนดหน้าได้ว่าจะทำหน้าใหนหรือทุกหน้าในการ Crop โดยกำหนดที่ช่อง From and To

การสร้าง Watermark 
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel แล้วคลิกแถบ Edit Page Design คลิกแถบ Watermark เพื่อเลือก Add Watermark หน้าต่าง Add Watermark จะแสดงขึ้นเพื่อให้ตั้งค่าต่างๆ การใส่ข้อความจะพิมพ์ในส่วนของ Text หรือใช้ file ที่สร้างไว้ก็ได้เพียงคลิกเลือกที่ส่วนของ File แล้วกด Browse เพื่อเลือก file ที่สร้างไว้ สามารถตั้งค่าขนาดตัวหนังสือ และปรับ Rotate ได้ รวมทั้งตั้งค่า Opacity, Scale, Location ได้ด้วย

acrobat x pro


การกำหนด Watermark กับทุกหน้า
ถ้ากด Pg Range Option ซึ่งอยู่ด้านบนของหน้าต่าง Add Watermark สามารถกำหนดหน้าที่จะใส่ Watermark ได้

การกำหนดเงื่อนไขการแสดง Watermark
ถ้าคลิกแถบ Appearance Option สามารถกำหนดรูปแบบการแสดง Watermark เพิ่มได้

acrobat x pro

การบันทึกรูปแบบ และการตั้งค่า Watermark
ถ้าคิดว่าจะเก็บรูปบบ Watermark ไว้ใช้กับเอกสารอื่น ให้คลิกแถบ Save Setting แล้วทำการ ตั้งชื่อ และกด OK รูปแบบ Watermark ก็จะถูกเก็บไว้ในส่วนของ Saved Setting เมื่อคลิกแถบนี้ก็จะมีรายการที่ทำการบันทึกรูปแบบไว้

การแก้ไข และลบ Watermark
ถ้าต้องการแก้ไขหรือลบออก ให้เลือก Update or Delete ที่ส่วนเดียวกับการสร้าง Watermark (การกำหนด ค่า Watermark แต่ละหน้าที่ไม่เหมือนกัน ให้กำหนดเลขหน้าในส่วนของ Preview Page ก่อน แล้วไปปรับในส่วนของ Page Range Option)

การเพิ่ม Background Page
สามารถเติมสี หรือ ใส่ Pattern ให้กับหน้าเอกสาร PDF ทำได้โดยการ คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel แล้วคลิกแถบ Page เลือก Background - Add Background หน้าต่าง Add Background แสดงขึ้นเพื่อปรับแต่งค่าตามต้องการ การตั้งค่าต่างๆ ค่อนข้างเหมือนกับการตั้งค่าในส่วนของ Watermark

การสร้างเลขหน้า
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel แล้วคลิกแถบ Pages คลิกเลือกแถบ Header and Footer ซึ่งอยู่ในส่วนของ Edit Page Desing จากนั้นเลือก Add Header and Footer จะมีหน้าต่าง Add Header and Footer แสดงขึ้นเพื่อตั้งค่าต่างๆ ในส่วนของแถบ

วิธีใส่เลขหน้า
ตำแหน่งการใส่เลขหน้า สามารถใส่ได้สองส่วน คือ Header and Footer โดยการคลิกภายในช่องที่ต้องการใส่ แล้วพิมพ์ข้อความที่ต้องการให้แสดงก่อนเลขหน้าในช่องของตำแหน่งที่ต้องการ เช่น page แล้วกดปุ่ม Insert Page Number ก็จะแสดงเป็น page 1 อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งสี แบบ และขนาดตัวหนังสือ หรือปรับ Margin สามารถ Save Setting และ Update and Remove เช่นกัน

การใส่ Header and Footer
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel แล้วคลิกแถบ Pages - Edit page Design เลือก Header and Footer ในส่วนนี้จะมีคำสั่ง และวิธีการสร้างต่างๆ เหมือนการใส่เลขหน้า

การสร้าง Bookmark
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Content แล้วเลือก Add Bookmark หรือคลิก ไอคอน Bookmark ในส่วนของ Thumbnail ก็ได้ ส่วนนี้ใช้สำหรับการคลิกเลือกเอกสารสำหรับ File ที่มีหน้าเอกสารมากๆ เมื่อคลิกที่ Bookmark แล้วก็จะวิ่งไปที่หน้านั้น วิธีการสร้างทำโดยการคลิกที่ไอคอน New Bookmark บนแถบ Bookmark แล้วตั้งชื่อ แต่ก่อนทำเราต้องเลือกหน้านั้นมาแสดงก่อน เมื่อตั้งชื่อเสร็จแล้ว เวลาที่คลิกที่ชื่อนั้นก็จะไปวิ่งไปหาที่หน้านั้นทันที ถ้าต้องการเลื่อนตำแหน่ง Bookmark ให้คลิกที่ Bookmark นั้น แล้วเลื่อนไปยังตำแหน่งที่ต้องการ

การทำ Sub Bookmark
ทำได้โดยการคลิก Bookmark ที่ต้องการทำเป็น Sub Bookmark ไปที่อีก Bookmark หนึ่ง โดยการเลื่อนขึ้นไปซ้อนทับ Bookmark นั้น จะเห็นเส้นประพร้อมลูกศรทางด้านซ้ายแสดงขึ้น เมื่อปล่อยเม้าส์ Bookmark ที่คลิกลากไปก็จะเป็น Sub Bookmark

การตั้งค่าให้กับ Bookmark
คลิกขวาที่ชื่อ Bookmark สามารถตั้งค่าต่างๆ เพิ่ม เช่น ลบ เพิ่ม และอื่นๆ สำหรับ Properties สามารถเปลี่ยนสี และรูปแบบตัวอักษรได้ด้วย หรือจะคลิกปรับที่ไอคอนของ Bookmark ก็ได้

การสร้าง Action ให้กับ Bookmark
สามารถสร้าง Action ที่อยู่ในส่วนของ Properties การสร้าง Action คือการกำหนด Action เมื่อคลิกที่ Bookmark นั้นแล้วจะให้มีการ Action ตามที่ตั้งค่าไว้

การสร้าง Attach File to PDF
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Content เลือก Attach a File หรือเลือกจาก Thumbnail Attachment - Add a new Attachment จากนั้นคลิกเลือก file ที่ต้องการแนบ file นั้นก็จะแสดงขึ้นมาในส่วนของ Attachment

สามารถใส่ Descriptoin ได้จากการคลิกขวาที่ Attach File หรือคลิกที่ Option เลือก Edit Description แล้วพิมพ์ข้อความที่ต้องการเติม ถ้าต้องการเปิด Attach File ก็เพียงดับเบิ้ลคลิกเท่านั้น

การใส่ Metadata 
ใช้เมนู File - Properties หน้าต่าง Document Properties แสดงขึ้นเพื่อให้พิมพ์ข้อความเอกสารที่ต้องการถ้าต้องการดู หรือเพิ่ม Metadata ก็เพียงคลิกที่แถบ Addition Metadata

การ Reduce Size
เมนู File - Save as -,Reduce Size PDF กด OK ตั้งชื่อ file ถ้ามี Warning ให้กด OK จากนั้นลองดูคุณภาพของ file ว่าลดความคมชัดลงมากหรือเปล่า

acrobat x pro


การทำ Optimize PDF
เมนู File - Save as - Optimize PDF สามารถกดที่แถบ Audit space usage เพื่อดูรายละเอียดว่ามีสัดส่วนอะไรเป็นอย่างไรบ้าง จากนั้นดูว่าอะไรที่ทำให้ file มีขนาดใหญ่แล้วมาปรับแต่งที่ส่วนนั้น จากภาพด้านล่างจะเห็นว่า Image เป็นส่วนที่ใหญ่ที่สุดใน file นี้ ถ้าต้องการลดขนาด file ก็ไปทำการปรับลดขนาด Imageปรับ จากนั้นก็มาปรับค่าในส่วนต่างๆ จากนั้นลองเช็คขนาดไฟล์ที่เมนู File - Properties

acrobat x pro


การสร้าง Initial View
เป็นการตั้งค่าต่างๆ เพื่อใช้กับเอกสารที่กำลังเปิด โดยใช้เมนู File - Properties จากนั้นตั้งค่าในส่วนของ Initial View ที่หน้าต่าง Document Propeties การทำเช่นนี้เพื่อให้เหมาะกับการทำงานขณะนั้นเป็นพิเศษ

การสร้าง Hyperlink to URL and Others
ใช้เครื่องมือ Selection Tool คลิกคลุมส่วนที่ต้องการทำ Link จากนั้นคลิกขวาเลือก Create Link ทำการตั้งค่าต่างๆ แล้วกด Next ถ้าต้องการความรวดเร็ว  ให้ใช้เครื่องมือสร้าง Link โดยเฉพาะจะทำให้เกิดสะดวก โดยคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Content - Link แล้วทำลักษณะเดียวกับการใช้ Selection Tool สามารถเลือกให้ Link ไปที่ file และอื่นๆ ก็ได้ โดยการตั้งค่าที่ Link Action ซึ่งมีด้วยกันสามรูปแบบ :

  • Go to a page view = คือ การสร้าง Internal Link ภายในเอกสาร
  • Open a file = ใช้สำหรับเปิด file 
  • Open a Web page = ใช้สำหรับการเปิด Web page


acrobat x pro


การลบ Link
เมื่อต้องการลบ Link ทำโดยคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Content - Select Object แล้วมาคลิกที่กรอบของ Link นั้น แล้วกด Delete หรือคลิกขวาเลือก Delete หรือถ้าต้องการปรับแต่งในส่วนต่างๆ ก็สามารถทำได้จากส่วนนี้ หรือถ้าต้องการเปิด Link Properties ก็ให้ทำการดับเบิัลคลิก
page view = การทำให้เลื่อนไปยังหน้าหรือส่วนที่ต้องการในหน้านั้น แล้วกด setlink

การสร้างปุ่ม Button
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Content - Button ลากกำหนดพื้นที่ส่วนที่ต้องการสร้างปุ่ม Button จากนั้นตั้งชื่อ หรือ กด All Properties เพื่อเปิดหน้าต่างสำหรับกำหนดค่าต่างๆ โดยเฉพาะต้องตั้งค่าในแถบ Action ว่าต้องการให้เกิดอะไรเมื่อทำการกดปุ่มนี้ เมื่อต้องการลบออก ให้คลิก  Select Object แล้วมาคลิกส่วนทีทำเป็น Button แล้วกดปุ่ม Delete หรือถ้าต้องการ Duplicate ก็ทำได้เช่นกัน แล้วกำหนดว่าจะ Duplicate กี่หน้าหรือหน้าอะไรบ้าง ถ้าต้องการที่จะใช้ปุ่ม ต้องเปลี่ยนเป็น Hand Tool ก่อน ถ้าต้องการแก้ไขปุ่ม Button ให้คลิกที่แถบ Select Object แล้วมาคลิกที่ปุ่มนั้น

เทคนิคการตั้งค่าสำหรับ Button
Tool Tip = การตั้งค่าเมื่อเม้าส์ไปชี้จะมีคำที่ใส่ลงไปแสดงให้เห็น อยู่ในแถบ General
Label = คำที่จะให้แสดงบนปุ่ม อยู่ในแถบ Option
Choose icon = ถ้าคลิกเลือกส่วนนี้ ซึ่งอยู่ในส่วนของ Option Tab เพื่อการใส่ภาพให้กับ Icon อยู่ในแถบ Option

การเพิ่ม Video / Sound / swf file / 3D
คลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Content - Multimedia เลือกสิ่งที่ต้องการเพิ่ม ตามรายการต่างๆ เช่น ถ้าเลือก Video จากนั้นนำเม้าส์มาลากกรอบเพื่อสร้างพื้นที่ จะมีหน้าต่าง Insert Video ตามด้วยชื่อสิ่งที่เลือก ให้เลือก Browse เพื่อไปยัง file บน Hard Drive จากนั้นคลิกแถบ Show Advance Option เพื่อตั้งค่าเพิ่มตามแถบรายการดังนี้

  • Luanch Setting :
    • Enable When = ตั้งค่าวิธีการเปิด file 
    • Apperance = เลือกประเภทของ border
    • Poster image = คือการเลือกภาพเหมือนเป็นภาพนิ่งที่ใส่ไว้หน้าเอกสารตอนยังไม่เปิดเล่น


  • Controls :
    • Skin = ตั้งค่าหน้าตาเครื่องเล่น ควรเลือกเป็น All Control
    • Color = ตั้งค่าสีเครื่องเล่น
    • Opacity = ตั้งค่าความทึบสีของเครื่องเล่น
  • Video = การเลือกเฉพาะส่วนของวีดีโอ 
การตั้งค่าในส่วนของ Advance Option สำหรับแต่ละสิ่งจะไม่เหมือนกัน ให้ลองปรับค่าดูครับ


ถ้าต้องการลบ / เลื่อน / ปรับแต่ง ให้ลือก Select Object มาคลิกแล้วกดปุ่ม Delete หรือคลิกขวาเลือกรายการต่างๆ

การ Adding Page Transition Effect
การใส่ Transition Effect เพื่อใช้แสดงในส่วนของ Full Screen Mode วิธีสร้างให้ไปที่ Page Thumbnail จากนั้นคลิกขวาที่ Page ที่จะใส่ Transition Effect หรือจะคลิกที่ไอคอน Option แล้วเลือก Page Transition หรือไปคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Document Processing - Page Transition จากนั้นตั้งรูปแบบที่จะ Transition ในช่อง Transition, Direction and Speed และเลือกหน้าที่จะให้เกิด Transition ถ้าต้องการรูปแบบไม่เหมือนกันต้องทำตั้งค่าทีละหน้า

การแยกหน้า Extracting Page
เป็นการแยกหน้าออกจากเอกสาร เพื่อไปทำการ Save ไว้ต่างหาก วิธีทำโดยคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Page - Extract ทำการตั้งค่าหน้าที่จะ Extract ก็จะได้หน้าที่เลือกแยกออกมาอีกหน้าต่างหาก จากนั้นให้ Save file ในชื่อใหม่ สามารถใช้วิธีคลิกขวาหน้า Page ที่ส่วนของ Page Properties หรือคลิกไอคอน Page Option แล้วเลือก Extract Page ก็ได้เช่นกัน

acrobat x pro


การ Split PDF to Multiple File
การแยกเอกสารที่มีหลายหน้า เพื่อให้แยกออกเป็น file ละหนึ่งหน้า หรือจะกี่หน้าก็ได้ตามที่กำหนดในส่วนของ Number of Page และเก็บไว้ใน folder ที่สร้างไว้

โดยคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Page - Split Document ทำการตั้งค่าประเภทของการ split ซึ่งมี 3 รูปแบบ

  • Number of pages = จำนวนหน้าที่จะทำการ split จากนั้นคลิก Output Option เพื่อตั้งค่าเพิ่มเติม (ส่วนมากจะเลือกตั้งค่าที่รายการนี้)
  • File Size = การกำหนดขนาดพื้นที่ของ file ที่ใช้สำหรับการแยกเอกสาร 
  • Top-level bookmarks = ใช้สำหรับการ split bookmark

การทำ Insert Page
โดยคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Page - Insert Page - Insert from File เลือก file จากนั้นทำการตั้งค่าตำแหน่งที่จะ Insert / สามารถ Insert file เอกสารอะไรก็ได้

acrobat x pro

Location =  กำหนดตำแหน่ง
Page = กำหนด page ที่เป็นหลักในการระบุจาก location

ถ้าเลือกแถบ More Insert Option จะมีรูปแบบการ Insert อีกมาก รวมทั้งการ Insert Blank Page ลักษณะการ

การ Moving / Copying and Replacing Page วิธีทำนั้นให้ทำใน Thumbnail Page :

  • Move = คลิกหน้านั้นค้างไว้แล้วเลื่อน หรือถ้าต้องการมากกว่าหนึ่งหน้าก็กดปุ่ม Ctrl หรือ Shift เพื่อเลือกหน้า แล้วลากพร้อมกันทีเดียว หรือจะคลิกขวาที่หน้าแล้วเลือกออปชั่นต่าง ๆ ก็ได้ 
  • Copy = คลิกหน้าที่ต้องการ Copy แล้วกดปุ่ม Ctrl จะเห็นเครื่องหมาน + แล้วลากออกมาจะเป็นการ Copy รวมทั้สามารถลากเอกสารข้าม file ได้ และทำได้ครั้งหลายหน้า
  • Replace = คลิกขวาที่หน้านนั้น เลือก Replace Page แล้วทำการเลือก file ที่จะ replace ทำการตั้งค่า แค่นี้ก็เรียบร้อย


การ Combine File into PDF
เป็นการรวมเอกสารต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นเอกสารนามสกุลอะไรก็ตาม เพื่อมารวมไว้เป็น file PDF file เดียวรายการนี้จะอยู่ที่หน้า Welcome Screen - Combine File into PDF หรือถ้าอยู่เข้ามาในหน้างานแล้ว จะคลิกแถบ Create - Combine File into a Single PDF ก็ได้ จะมีหน้าต่าง Combine Files เปิดขึ้นมา จะเลือกเป็น Single PDF หรือ PDF Protfolio ก็ได้

จากนั้นคลิกที่ Add +... ที่มุมบนซ้าย แล้วเลือกรูปแบบ เช่น File, Folder, Webpage, Clipboard...ที่จะ Combine

acrobat x pro

ไอคอนรูปกระดาษสามแผ่นด้านขวาล่างของหน้าต่าง Combine Files คือ รูปแบบการบีบอัดจากน้อยไปมากซึ่งจะกระทบความคมชัดของเอกสารที่นำมา Combine สามารถทำการ Move up / down / remove file ที่ Add เข้ามได้

คลิกที่แถบ Option เพื่อกำหนดค่าเพิ่มเติม จากนั้นกด Combine File เมื่อเสร็จแล้วจะได้ file เอกสารหนึ่ง file พร้อมกับทุกหน้าที่เลือก จากนันให้ทำการ Save

การ Copy หรือ Export Text สำหรับทุกหน้าในครั้งเดียว
ใช้ในกรณีที่เอกสารมีหลายหน้า และต้องการ Copy Text จากทุกหน้าในครั้งเดียว ทำได้โดยเมนู View - Page Display จากนั้นเลือก Single เป็น Enable Scrolling แล้วคลิกที่หน้าใหนก็ได้แล้วเลือก Edit - Select all หรือคีย์ลัด Crtl + A แล้วใช้เมนู Edit - Copy หรือจะใช้วิธีที่ง่ายคือ  File - Save As - More Option - Rich Text Format เลือกที่เก็บ หรือ กดปุ่ม Setting ในหน้า Save as ก่อนเพื่อตั้งค่าเพิ่ม โดย
Layout Setting = ถ้าเลือก Retain Flowing Text จะทำการแก้ไข Text ได้ง่าย แต่ถ้าเลือก Retain Page Layout จะเป็นการสร้างรูปแบบให้เหมือนกับเอกสาร PDF ทุกอย่าง ซึ่งยากกับการแก้ไข ปกติกจะเลือกที่ Retain Flowing Text จากนั้นให้คลิกเลือกที่ช่อง Include Comments และ Include Images รวมทั้ง Run OCR if needed ซึ่งเป็นค่า Default แล้วกด OK / File เอกสารทีได้จะมีนามสกุล rtf และจะทำการเปิด Text ที่คัดลอกใน Ms word

acrobat x pro


เทคนิค สามารถทำการคลิกลากคลุมข้อความใน PDF แล้วคลิกขวา เลือก Export Selection as แล้วเลือกรูปแบบเอกสารที่ต้องการ จากนั้นให้ทำการ Save File


การ Export Image
ขั้นตอนปกติ ใช้ Selection Tool คลิกที่ภาพ แล้วใช้คำสั่งการ Copy หรือคลิกขวาเลือก Save Image as เลือก Image Format ในส่วนของ Save การทำแบบนี้จะดีกว่า เพราะจะรักษาความละเอียดของภาพไว้
หรือใช้เมนู File - Save as - Image เลือกรูปแบบภาพ แล้วตั้งชื่อ การทำแบบนี้จะเป็นการ Save All Image บนหน้าเอกสาร PDF นั้น

หรือจะใช้วิธีคลิกเลือก Tool ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Document Processing - Export All Images ทำการตั้งชื่อในหน้าต่าง Export All Images As เลือกประเภทของรูปแบบภาพ แล้วกดปุ่ม Setting เพื่อตั้งค่าเพิ่ม ส่่วนสำคัญคือตรงช่อง Exclude Image Smaller Than ในส่วนนี้ต้องพิจารณาขนาดของภาพให้ดี แล้วเลือกว่าแบบใหนเหมาะที่สุด แต่แนะนำให้เลือกที่ 1 inches

acrobat x pro


การ Export PDF to Ms Word
ใช้เมนู File - Save as - Ms word เลือก Format กด Setting แล้วทำการตั้งค่าเพิ่ม

acrobat x pro


การ Export PDF to Ms Excel
เมนู File - Save as - Spreadsheet - เลือกรูปแบบเป็น Excel Workbook กด Setting เช็คให้แน่ใจว่าได้คลิกเลือกช่อง Run OCR เมื่อทำการบันทึกแล้งจะวิ่งไปที่โปรแกรม Excel การทำแบบนี้จะทำให้เหมือนกับสร้างจากโปรแกรม Excel เลย จากนั้นเพียงทำการปรับแต่งนิดหน่อยก็เรียบร้อย

acrobat x pro


การ Load Comment to Ms Word
วิธีนี้คือการ Export Comment ต่างๆ ที่สร้างขึ้นบนเอกสาร PDF โดยการใช้วิธีคลิกเลือก Comment ในส่วนของ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Comment List คลิกที่ไอคอน Option เลือก Export Comment to Word มีหน้าต่าง Import Comment from Adobe Acrobat แสดงขึ้นมาให้กด OK จากนั้นมีหน้าต่าง Import Comment from Adobe Acrobat อีกครั้ง ให้ทำการตั้งค่าที่หน้าต่างนี้ ดังนี้

  • Choose Files
    • Take Comment from this PDF file = file ที่จะ export comment ค่า Default ก็คือ file ที่เปิดอยู่ขณะนั้น หรือ จะกด Browse เพื่อเลือก file ใหม่ก็ได้
    • Place comment in this Word file = การเลือก file ที่จะใช้เก็บ Comment ถ้าให้เก็บใน file เดียวกัน ก็ไม่ต้องเลือก หรือพิมพ์อะไร แต่ถ้าต้องการให้เก็บไว้ใน file อื่นก็กด Browse เพื่อสร้าง file ที่จะเก็บ
  • Select Comment Type to Import ส่วนนี้ใช้สำหรับเลือกประเภท Comment ซึ่งมีรูปแบบต่างๆ ถ้าเลือกเป็น All Comment ก็จะได้ Comment ทั้งหมด
  • Turn Text Change On Before Importing Commnet = ให้คลิกช่องนี้ด้วย 
จากนั้นกดปุ่ม Continue แค่นี้ก็เรียบร้อย โปรแกรมก็จะทำการเปิดโปรแกรม Word File พร้อยรายละเอียด Comment ถ้าไม่ต้องการปรับอะไรก็กด  Cancel ในหน้าต่าง Successful Import แต่ถ้าต้องการพิจารณา Comment ให้กดปุ่ม Integrate Text Edit Lซึ่งสามารถเลือกได้หลายแบบ เช่น Accept Discard  และอื่นๆ ในหน้าต่าง Adobe acrobat Comment Change จากนั้นคลิก Stop และ Done

การสร้างเอกสารแสดงผลงาน Portfolio 
เลือกรายการสร้างนี้ได้จากหน้า Welcome Screen - Create PDF Portfolio หรือจากปุ่ม Create บนแถบเมนูเลือก Combine File to a Single PDF แล้วคลิกเลือก PDF Portfolio แต่ใช้วิธีเลือกจากหน้า Welcome จะดี และสะดวกกว่า

ขั้นแรกเลือกรูปแบบ Layout จากในส่วนของ Choose a layout for your Portfolio หรือจะเลือกโดยการคลิกแถบ Import Custom Layout เพื่อเลือก Layout ที่สร้างไว้ก็ได้ แล้วเลือก Add Files เลือก file ที่ต้องการ แล้ว Open ก็จะเปิดรูปแบบโปรแกรมในน้าตาแบบ Portfolio ขึ้นมา ซึ่งจะมีแถบ Control Panel เป็น Layout, Detail, Share

acrobat x pro

Layout

  • Layout = เมื่ออยู่ในส่วนนี้สามารถเปลี่ยน Layout ได้จากคลิกเลือกรูปแบบที่แถบ Portfolio Layout จากนั้นสามารถเลือกรูปแบบต่างๆ ซึ่งมีด้วยกัน 5 รูปแบบ เหมือนกับหน้าแรกที่ได้ทำการเลือก Layout 
  • Visual Themes = สามารถเลือก Layout Theme ได้จากส่วนนี้ ซึ่งมี 5 Themes 
  • Color Pallet = ในส่วนนี้คือส่วนที่แสดงสีของ Pallet ที่ใช้อยู่สองส่วนด้วยกัน ได้แก่ Current Pallet คือ สี Pallet ที่ใช้อยู่ ส่วน Pallet คือชุดสีที่สามารถปรับเลือกใหม่ได้ และถ้าคลิกที่แถบ Create from Existing ก็สามารถสร้างชุดสีเพิ่มขึ้นเองได้ด้วย เมื่อสร้างเสร็จแล้วให้กดปุ่ม 


จากนั้นก็ให้ทำการบันทีกชิ้นงาน โดยใช้เมนู File - Save As - PDF Portfoliofile

การแก้ไข Portfolio
ถ้าต้องการแก้ไข ให้เปิด Portfolio File แล้วคลิก Edit บนแถบเมนู สามารถที่จะทำการ Edit ได้สองส่วน คือ ส่วนของ Layout และ Files ต้องการ Edit ในส่วนใหน ก็ให้คลิกที่แถบนั้นก่อนที่จะคลิกแถบ Edit

acrobat x pro


พื้นที่ของโปรแกรม Portfolio Workspace แบ่งออกเป็นสองส่วน

  • ส่วนบน คือ Header 
  • ส่วนกลาง คือ Background

การใส่ Header ให้คลิกที่ส่วน Header จะทำให้ Header Properties เปิดขึ้นที่ส่วนของ Control Panel จากนั้นให้เลือกรูปแบบที่แถบ Templates ถ้าไม่ต้องการใช้  Preset Template ให้เลือก  ก็ให้เลือกเป็น Custom แล้วมาคลิกเลือกว่าจะใส่ Add Text หรือ Add Image

เมื่อคลิกที่แต่ละส่วนของ Add แล้วจะมีกรอบขึ้นบนส่วนของ Header เช่น Add Text ก็ให้ดับเบิ้ลคลิกบนกรอบที่แสดงขึ้นมาในส่วนของ Header แล้วพิมพ์ข้อความที่ต้องการ ถ้าต้องการปรับรูปแบบ Text ทำโดยลากคลุม Text นั้นแล้วมาปรับรูปแบบต่างๆ ที่ส่วนของ Font กรอบ Text นี้สามารถคลิกเลื่อนตำแหน่งได้ จากนั้นให้กด Preview เพื่อดูว่าตรงตามที่ต้องการหรือเปล่า (ถ้าคลิกเลือก Embed ซึ่งอยู่บนแถบเดียวกับ Font จะเป็นการเข้ารหัสให้กับ Text เพื่อกำหนดให้คอมพิวเตอร์ทุกเครื่องที่เปิด file จะเห็นเป็นรูปแบบ Text ที่ได้กำหนดไว้ แต่อาจมีปัญหากับคอมพิวเตอร์ที่ไม่มี font นี้)

เมื่อพิมพ์ข้อความเสร็จแล้ว ต้องการออกจากการพิมพ์ในกรอบก็ให้มาคลิกที่นอกกรอบ และถ้าต้องการลบกรอบ Add Text ก็ให้คลิกที่กรอบนั้น แล้วมาคลิกที่แถบ Remove ซึ่งอยู่ในส่วนของ Control Panel

ส่วนการ Add Image ก็ทำลักษณะคล้ายกัน เมื่อคลิกที่แถบ Add Image แล้ว ก็ทำการเลือก Image file จาก Disk Drive สามารถปรับขนาดและเปลี่ยนตำแหน่งภาพได้โดยการคลิกที่ Bonding Box รวมทั้งสามารถปรับ Opacity และถ้าต้องการลบ ก็เพียงกดปุ่ม Remove

การเปลี่ยนสี Background สำหรับ Header and Background
คลิกที่ส่วนของ Header / Background แล้วมาคลิกแถบ Background ในส่วนของ Control Panel สามารถที่จะปรับแต่งค่าต่างๆ ได้

acrobat x pro


สำหรับส่วนกลาง ซึ่งเป็นส่วนของ Background จะสามารถปรับได้เฉพาะรูปแบบ Font ที่แสดงแถบชื่อของแต่ Card / ขนาดของ Card / และ Card Angled

acrobat x pro

Detail 
เมื่อคลิกเลือกแถบ Detail บนส่วนของ Control Panel จะมีส่วนของรายละเอียดต่างๆ ของ file งานที่นำมาใส่ไว้ใน Portfolio ซึ่งสามารถเพิ่มรายละเอียดที่ต้องการให้แสดงได้จากการคลิกเลือกในส่วนของ Columns to Display บนแถบ Control Panel

สามารถทำการพิมพ์รายละเอียด เพิ่มเติมในช่องต่างๆ เช่น Description / Tag ได้อีกด้วย แถบต่างๆ สามารถคลิกเลื่อนลำดับ Column ได้ แต่การเปลี่ยนนี้่จะมีผลกับส่วนของ Layout ด้วยเช่นกัน

การสร้าง Form 
โดยการคลิกที่แถบ Tool ในส่วนของ Control Panel แล้วคลิกแถบ Form - Create จากนั้นเลือกปรับแต่งโดยเลือก Use an existing file - Next เลือก Use the current document หรือ Import a file from file system โดยการกด Browse แล้วเลือก file เช่น Ms word file ที่สร้างเป็นแบบแล้ว Convert to PDF แล้ว - Next จะมีหน้าต่าง Form Editing ให้กดปุ่ม OK

แต่ก่อนที่จะทำขั้นตอนด้านบนนี้ต้องมีการสร้าง Pattern ขึ้นมาก่อน โดยการพิมพ์ ชื่อ และส่วนอื่นๆ ที่ต้องการใช้ในการสร้าง form และแต่ละส่วนของชื่อเหล่านี้จะต้องมีการขีดเส้นล่างด้วย เมื่อใช้คำสั่งตามขั้นตอนด้านบนแแล้วก็จะได้หน้าตา Form ตามรูป ถ้าต้องการดูรูปแบบการแสดงจริง ก็กดปุ่ม Preiview ก็จะสามารถคลิกแล้วพิพม์ที่ field ต่างๆได้เลย สิ่งสำคัญต้องกะช่องให้ยาวพอกับส่วนต่างๆ ที่จะเติมเข้าไป
acrobat x pro

การแก้ไข Form 
เมื่อต้องการแก้ไขให้กดปุ่ม Edit แล้วดับเบิ้ลคลิกที่กรอบที่ต้องการแก้ไข ก็่จะมีหน้าต่างแสดงขึ้นมาเพื่อให้ทำการปรับตั้งเพื่อแก้ไขค่าใหม่ เมื่อปรับแต่งเรียบร้อยก็กดปุ่ม Close จากนั้นก็มีคลิกที่แถบ Task ที่อยู่ในส่วนของ Form Control Panel แล้วเลือก Close Form Editing ก็จะออกจากหน้า Edit มาที่หน้า Preview ให้คลิกที่แถบ Highlight Existing Fields เพื่อเช็คว่่าได้ทำ form ครบทุกส่วนหรือเปล่า โดยจะมีแถบสีแสดงที่แต่ละ field ถ้าครบก็ทำการ Save File

Form ประกอบด้วยรูปแบบต่างๆ ดังนี้

acrobat x pro

Text Field / Check Boxes / Radio Button / List / Dropdown List / Button / Barcode

การสร้าง Form Field 
ใช้สำหรับพิมพ์ข้อความ  วิธีทำโดยเปิด file ที่สร้างรูปแบบจาก Ms Word แล้วทำการบันทีกไว้ จากนั้นไปคลิกที่แถบ Tool ซึ่งอยู่ในส่วนของ Control Panel แล้วเลือก Form - Edit จะมีหน้าต่าง Add or Edit Form Fields แสดงขึ้นมาเพื่อให้เลือกการสร้าง Form 
    acrobat x pro
  • Yes = ระบบจะทำการสร้าง Form ให้อัตโนมัติ ตามรูปแบบที่ได้มีการสร้างจาก Ms Word
  • No =  จะเป็นการเลือกว่าจะสร้างแต่ละรูปแบบ Form เอกจากเครื่องมือการสร้าง From

วิธีการการ Edit เพื่อทำการสร้าง Form กรณีที่ตอบ Yes ทำได้โดยการคลิกขวา field ที่ระบบสร้างขึ้นมาให้ แล้วเลือก Delete จากนั้นก็ให้ไปเลือกรูปแบบของ Form บนแถบเครื่องมือ Form แล้วมาลากคลุมส่วนที่ต้องการใส่ / ทำการตั้งชื่อ Form จากนั้นกด All Properties เพื่อทำการตั้งค่าให้กับ Form นั้นสำหรับการสร้าง Form ครั้งแรก แต่ถ้าเป็นการแก้ไขให้คลิกขวาแล้วเลือก Properties เพื่อกำหนดค่าเพิ่มเติม 

การสร้าง Text Field 
คลิกเลือกเครื่องมือ แล้วมาลากคลุมพื้นที่เพื่อกำหนดขอบเขตสำหรับการพิมพ์ข้อความ ซึ่งควรจะมีความยาวเท่ากับขนาดความยาวของเส้นที่สร้างด้วยโปรแกรม Ms Word จากนั้นทำการตั้งค่า โดย


General :

  • Name = ชื่อของ Field
  • Tooltip = ข้อความนี้จะแสดงขึ้นเมื่อนำเม้าส์ผ่านเข้าไป
  • Common Properties :
    • Form field = กำหนดว่าให้แสดงหรือซ่อน
    • Read only = ให้อ่านได้อย่างเดียว เติมไม่ได้
    • Required = ถ้าไม่เติมในช่องนี้ ไม่สามารถ Submit ได้

Apperance : เป็นการกำหนดรูปร่างหน้าตา จุดที่สำคัญคือ Font Size ควรตั้งให้เป็น Auto เพราะถ้าบางข้อความที่มีความยาวมาก ระบบจะปรับขนาดให้พอดีกับช่อง

Option : สำหรับการวางรูปแบบข้อความ (Alignment) ว่าจะวางส่วนใด / ช่อง Default Value สามารถเขียนข้อความเพื่อแสดงให้ผู้เห็น Form รู้ว่าต้องทำอะไรกับส่วนนี้

ส่วน Tab อื่นๆ ตั้งแต่ง Action จะเป็นส่วน Advance ขอศึกษาเพิ่มเติม แล้วจะกลับมาเขียนเพิ่มให้ครับ


การสร้าง Check Boxes Form
ลักษณะของ Form นี้ใช้สำหรับให้คลิกเลือก Choice ที่สร้างไว้ให้สำหรับทำการเลือก ซึ่งสามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่ง Choice วิธีสร้างโดยการคลิกที่เครื่องมือแล้วมาคลิกที่ส่วนหน้าของข้อความที่ต้องการให้เลือก จากนั้นตั้งชื่อ Form และ คลิก All Properties เพื่อทำการตั้งค่ารูปแบบต่างๆ ให้กับ Form

เทคนิค กดปุ่ม Ctrl + คลิกที่ Form แล้วลากออกมาจะเท่ากับการ Copy จากนั้นต้องตั้งค่าใหม่ ไม่นั้นระบบจะถือว่าเป็น Form เดียวกัน

การสร้าง Radio Buttons Form
ลักษณะการสร้างจะเหมือนกับ Check Boxes Form แต่การเลือกนั้นสามารถเลือกได้แค่ Choice เดียวเท่านั้น

การสร้าง List of Choices Form
Form นี้จะมี List รายการต่างๆ แสดงไว้ในกรอบเพื่อให้คลิกเลือกได้หลายรายการ การใส่ List รายการก็เพียงพิมพ์ลงไปในส่วนของ Item ซึ่งอยู่ในแถบ Option จากนั้นกดปุ่ม Add รายการก็จะไปแสดงในช่องของ Item List สามารถสลับตำแหน่งรายการได้โดยการคลิกที่รายการนั้น แล้วกดปุ่ม Up or Down หรือ Delete เพื่อลบรายการนั้น ถ้าคลิกเลือกที่ Multiple Selection จะทำให้สามารถเลือกได้มากกว่าหนึ่งรายการ
โดยการกดปุ่ม Ctrl ร่วมด้วยขณะทำการเลือก

การสร้าง Dropdown List
ลักษณะการสร้างจะเหมือนกับ List of Choices Form เพียงแต่รายการต่างๆ จะต้องทำการคลิกที่แถบ From เพื่อให้แสดงทำการ dropdown แสดงรายการต่างๆ เพื่อให้คลิกเลือก และการเลือกนั้นจะเลือกได้เพียงรายการเดียว

การสร้าง Button Form
ใช้สร้าง button สำหรับการคลิกเพื่อให้เกิดการกระทำที่ได้ตั้งค่าไว้ เช่น Print / Clear รายการที่พิมพ์บน Form หรือใช้สำหรับ Confirm / Send / Submit ส่วนหลังนี้จะต้องมีในส่วนของ Web Hosting เข้ามาเกี่ยวข้องด้วย

หลักสำคัญ คือ จะต้องมีการตั้งค่าในส่วนของแถบ  Action ตามรายการต่างๆ ดังนี้
Add an Action :

  • Select Trigger = ใช้กำหนดลักษณะการ Action ร่วมกับเม้าส์ เช่น Monse Up...
  • Select Action = ประเภทของ Action ซึ่งมีรายการต่างๆ เมื่อเลือกรายการใดแล้ว ให้กดปุ่ม Add จะมีหน้าต่างของรายการที่เลือกเพื่อให้กำหนดค่า เช่น ถ้าเลือก Execute a menu item เมื่อกดปุ่ม Add จะหน้า Menu Item เพื่อให้เลือกรายการต่างๆ 
Action = จะเป็นส่วนสำหรับแสดงรายการ Action ต่างๆ ที่ได้กำหนดไว้ 

acrobat x pro


การสร้าง Barcode Form
Form นี้ใช้สำหรับการติดต่อกันระหว่างสองฝ่าย ซึ่งฝ่ายหนึ่งจะต้องมีเครื่องอ่านเพื่อเก็บข้อมูล


การ Distributing and Collecting Forms
โดยการคลิกเลือก Tool ที่แถบ Control Panel จากนั้นเลือก Forms - Distribute จะมีหน้าต่างแสดงเพื่อให้เลือก รูปแบบวิธีรับการตอบกลับจากผู้รับ ซึ่งมีด้วยกัน 3 รูปแบบ การใช้ระบบของ Acrobat.Com ซึ่งจะต้องมี Adobe ID ทั้งผู้ส่ง และ ผู้รับ / ใช้การกำหนด email ของเราเอง / ใช้การกำหนด Internal Server ของเราเอง เมื่อเลือกรูปแบบได้แล้ว กดปุ่ม Next แล้วทำตามขั้นตอนต่างๆ ส่วนการ Collect Form ทำโดย คลิกเลือก Tool - Form - Track

การกำหนดทำให้โปรแกรม Adobe Reader สามารถ Save form File
ใช้เมนู File - Save as - Reader Extended PDF - Enable Additional Feature จากนั้นทำการ Save File ก็จะทำให้ผู้รับที่มีเพียงโปรแกรม Adobe Reader เมื่อเปิด file แล้วเติมข้อมูลแล้ว สามารถทำการ Save file เก็บไว้ได้


การสร้าง Sticky Note and Comment 
โดยการคลิกเลือก Comment ที่แถบ Control Panel เลือกแถบ Annotations คลิกไอคอน Add Sticky Note การใส่ Sticky Note เอกสาร PDF ที่สร้างจะต้องไม่ใช่จากการแสกน ต้องเป็น PDF ทีสร้างมาจากโปรแกรม Acrobat

สิ่งแรกที่ต้องตรวจสอบ คือที่ส่วนของ Commenting ใน Preference จะต้องไม่คลิกเลือก Alway Use Log-in Name for Author name ในแถบของ Making Comments และ ในส่วนของ Identity ต้องใส่ชือของเราเรียบร้อยแล้ว เพื่อที่เมื่อสร้าง Stick Note ชื่อของเราก็จะแสดงอยู่บนกรอบของ Sticky Note

จากนั้นคลิกเลือกเครื่องมือ Sticky Note แล้วคลิกตรงส่วนที่ต้องการใส่ พิมพ์ข้อความเสร็จแล้วคลิกที่ไอคอนด้านบนขวาเพื่อเป็นการปิดการแสดงกรอบ Sticky Note

acrobat x pro


การดูข้อความ และปรับแต่ง Sticky Note
ทำได้โดยการนำเม้าส์เข้าไปที่ไอคอน Sticky Note ถ้าต้องการ Reply / Deltet / Set Status / Hide / Properties ก็เพียงคลิกขวาที่ไอคอน Sticky Note แล้วเลือกรายการที่ต้องการ

การสร้าง Default Properties สำหรับ Sticky Note
ถ้าต้องการตั้งค่าที่เรากำหนดให้เป็น Default ให้คลิกขวาที่ไอคอน Sticky Note แล้วเลือก Make Current Properties Default

เครื่องมือต่างๆ ของ Annotations
Sticky Note = การสร้างข้อความบนกระดาษโน๊ต
Highlight = คลิกเครื่องมือ Highlight แล้วมาลากคลุมส่วนนั้นเพื่อเน้นข้อความ สามารถคลิกขวาเลือก Properties เพื่อกำหนดค่าต่างๆ ของ Highlight
Attach File = เมื่อคลิกเครื่องมือนี้ จะเห็นเม้าส์เปลี่ยนเป็นรูป Pin เมื่อทำการปักหมุดลงเอกสาร ระบบจะทำการเปิดหน้า disk drive เพื่อให้เลือกเอกสารที่จะ Attach ถ้าเลือกเอกสารเป็น PDF จะมีหน้าต่าง File Attachment Properties แสดงขึ้นเพื่อให้ทำการตั้งค่าต่างๆ เมื่อคลิกที่ไอคอน Attach File ก็จะเปิดหน้า File ที่แนบไว้

acrobat x pro


Record Audio = สำหรับใส่การบันทึกเสียงซึ่งจะต้องมี Microphone Device ต่อกับคอมพิวเตอร์ด้วย

acrobat x pro

Add Stamp = สำหรับเลือกภาพที่โปรแกรมได้สร้างเป็น Preset หรือจะสร้างขึ้นมาเองก็ได้สามารถ จากนั้นทำการ Import ภาพมาเก็บไว้ เมื่อเลือกได้แล้วก็นำมาคลิกบนเอกสาร PDF

Text Editing = สามารถเลือกเครื่องมือต่างๆ เช่น Insert text / Replace Text / และอื่นๆที่เกี่ยวกับ Text จากนั้นมาคลิกส่วนที่ต้องการ Insert Text หรือลากคลุมเพื่อแสดงการแก้ไข Text ในรูปแบบต่างๆ

เทคนิด ถ้าไม่ใช้การคลิกเลือกเครื่องมือต่างๆ จากแถบ Annotations ให้ใช้ Selection Tool คลุม Text นั้นแล้วคลิกขวาเพื่อเลือกรูปแบบต่างๆ ที่มีเหมือนกับในแถบ Annotations

การลบ Annotations
ถ้าต้องการลบสิ่งที่ใส่จาก Annotation ต่างๆ ให้คลิกขวาส่วนนั้นแล้วเลือก Delete หรือคลิกแล้วกดปุ่ม Delete โดยตรงก็ได้ หรือจะทำแบบเดียวกันในแถบ Comment List ก็ได้

การใช้ Drawing Markup Tool
โดยการคลิกเลือก Comment ที่แถบ Control Panel จากนั้นคลิกแถบ Draw Markups เลือกเครื่องมือต่างๆ แล้วมาคลิกที่เอกสาร สามารถปรับแต่งขนาด และ เคลื่อนย้ายได้โดยการคลิกที่ปุ่มสี่เหลี่ยมที่ล้อมรอบอยู่
acrobat x pro

สามารถดับเบิ้ลคลิกภายในช่องเพื่อใส่ข้อความ ถ้าต้องการปรับแต่งให้คลิกที่ตัว Drawing ก่อนแล้วคลิกขวาเลือก Properties เพื่อปรับแต่งค่าต่างๆ

เทคนิค การใช้ เครื่องมือ Drawing Markup Tool รูปแบบ Cloud เมื่อคลิกเลือกเครื่องมือแล้ว ให้มาคลิกบนเอกสาร จะเกิดเส้นของจุดเริ่มต้น และทำการคลิกต่อไปยังจุดอื่น เมื่อคลิกถึงลำดับที่สามจะเห็นกรอบสี่เหลี่ยมแสดงขึ้นมาบนส่วนที่เป็นการคลิกครั้งแรก หรือจุดแรก จากนั้นถ้าต้องการจบ หรือปิดรอบเครื่องหมาย ก็ให้มาคลิกภายในกรอบสีเหลี่ยมนั้น

การดูรายการ Comment and Markup ที่สร้างขึ้น
ให้คลิกเลือก Comment บนแถบ Control Panel แล้วคลิกแถบ Comment List รายการ Comment and Markup ต่างๆ จะแสดงอยู่ที่ส่วนนนี้ สามารถใช้ไอคอน 3 รายการที่แสดงอยู่บนแถบ Comments List เพื่อเลือกวิธีการกรองการดูรายการต่างๆ ได้

acrobat x pro

การ Reply Comment
ถ้าต้องการ Reply Comment ที่แสดงบนเอกสารซึ่งส่งมาจากผู้ส่ง ก็เพียงคลิกที่แถบในส่วนของ Comment หรือ Markup นัน แล้วเลือก Reply จะไม่เห็นช่องสำหรับพิมพ์การ Reply ต้องคลิกที่บริเวณด้านล่างจากแถบแสดงวันที่และเวลา แถบสำหรับพิมพ์ข้อความก็จะแสดงขึ้นมา ต่อจากจะมีช่องให้พิมพ์ใส่ข้อความการ Reply

การ Printing and Print Comment
สามารถกำหนดได้ว่าการพิมพ์นั้นจะให้พิมพ์ Comment ด้วยหรือเปล่า โดยให้เลือกรายการ Document and Markups ในแถบ Comments and Forms ที่หน้าต่าง Print จะทำให้ Comment พิมพ์ออกมาด้วย สามารถทำการเช็คโดยดูจากส่วนของ Preview บนหน้าต่าง Print

หรืออีกวิธีก็คือ คลิกในส่วนของ Option ซึ่งเป็นเมนูรายการที่สามบนแถบ Comment List แล้วเลือก Create Comment Summary หน้าต่างแสดงขึ้นมาเพื่อกำหนดค่าต่างๆ จากนั้นกดปุ่ม Create Comment Summary ก็จะได้หน้า PDF พร้อมรายการ Comment

จากส่วนของ Option เช่นกัน สามารถสั่งพิมพ์พร้อมกับ Comment ได้จากที่นี่ด้วยการเลือก Print with Comment Summary / ส่วน Export All to Data File คือการนำ Comment ออกไปเก็บไว้ที่ File / Import Data File ใช้สำหรับการ Import Comment


การ Convert Color
คลิกแถบ Tool ที่ Control Panel เลือก Print Production - Convert Color เลือก Object type / Color type ที่ต้องการ จากนั้นมาเลือกที่ Convert Profile เป็น Gray Gamma

การแสกนเอกสารเป็น PDF
คลิกแถบ Create - PDF From Scanner เลือกรูปแบบการแสกน และสามารถปรับแต่งการแสกนได้จาก Configure Preset

การเปิดเอกสารจากการแสกน ให้สามารถแก้ไขได้ (เอกสารจะต้องไม่ใช่ PDF)
คลิก Create - PDF from File  เลือก file เมื่อคลิกเลือก file แล้ว ปุ่ม Setting ใช้ไม่ได้ ให้ทำการเลือก ประเภทเอกสารเองในช่อง Files of Type อีกครั้ง จากนั้นก็จะใช้ได้ จากนั้นปรับ Setting โดยคลิกเลือก Scan Optimization and OCR จะทำให้เปิดขึ้่นมาเป็น PDF ที่แก้ไขได้ (ไม่นั้นจะกลายเป็นภาพ ไม่ใช่ไฟล์ PDF)

การแก้ไข โดยให้ไปไที่แถบ Tools บน Control Panel เลือก Recognize Text เลือก In This File จากนั้นโดยกดปุ่ม Edit เพื่อปรับแต่งค่า ส่วนที่สำคัญคือ PDF Output Style ถ้าเลือกเป็น ClearScan จะทำให้มีความคมชัดมากกว่าแบบอื่น (OCR ย่อมาจาก optical character recognize)

acrobat x pro


การแสกนแล้วแปลงเป็น PDF File
บางครั้งการแสกนทำให้เกิดการผิดเพี้ยน เช่นตัวหนังสือ สามารถทำการตรวจสอบและแก้ไขโดยใช้เครืองมือในแถบของ Tool ซึ่งอยู่ในส่วนของ Control Panel เลือก Recognize Text แล้วเลือก Find First Suspect  หน้าต่าง Find Element แสดงขึ้นมาพร้อมกับแสดงส่วนที่ผิดเพี้ยน พร้อมกับแสดงกรอบล้อมส่วนนั้นด้วย ให้ทำการคลิกคลุมส่วนที่ผิดแล้วแก้ (เหมือนกับการใช้การตรวจคำผิดในโปรแกรมทั่วไป) เพราะในหน้าต่างนี้มีคำสั่งที่เหมือนกัน เช่น Accepted and Find

การสร้าง Action
Action แบ่งเป็นสองส่วน คือ ส่วนที่กำหนดไว้เฉพาะแต่ละส่วน เช่น แต่ละ Page หรือแต่ละ Bookmark แต่ที่ในส่วนของแถบ Tool ซึ่งอยู่ในส่วนของ Control Panel คลิกแถบ Action Wizard เพื่อสร้าง Action ซึ่งมีรูปแบบต่างๆ ให้เลือก ลักษณะจะเหมือนกับการสร้าง Action ในโปรแกรม Photoshop

การ Edit Action
คือการปรับแต่ง Action ที่โปรแกรมสร้างเป็น Preset ไว้ เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการมากที่สุด โดยการเลือกที่แถบ Tools - Action Wizard - Edit Actions

การสร้าง Action ขึ้นเอง
เช่นมีการกำหนดค่าการสร้าง Watermark ในเอกสารแล้วต้องการเก็บการกำหนดไว้ ให้ทำการสร้าง Action ขึนมาเก็บไว้ โดย Tools - Action Wizard - Create New Actions แล้วเริ่มการสร้างโดย

acrobat x pro

Start with = การเลือก file ควรตั้งเป็น A File Open in Acrobat
Step = เลือก step จากเครื่องมือด้านซ้ายมือมาใส่ตามที่ต้องการ แล้วกำหนดชื่อ เลือก watermark add จากนั้นคลิก icon option บนแถบเพื่อปรับแต่งค่า, prompt user ถ้าคลิกเลือกตรงนี้ จะทำให้คนที่จะใช้ action นี้สามารถปรับแต่งค่าต่างๆ ใหม่ได้
Save to = กำหนดรูปแบบของการ save แต่ควรกำหนดเป็น Ask When Action is Started จะดีกว่าเพื่อจะได้เลือกรูปแบบได้ในแต่ละครั้ง ถ้าต้องการกำหนดเพิ่มเติมก็คลิกที่ไอคอน Provide Additional Setting for the Destination ซึ่งอยู่ถ้ดไป จากนั้นให้คลิกเลือกที่ช่อง Overwrite existing file ด้วย

เมื่อทำครบทุกขั้นตอนแล้ว กดปุ่ม Save / หน้าต่าง Save Action จะแสดงขึ้นมาเพื่อให้ตั้งชื่อในส่วนของ Enter Action Name และ Description ในส่วนของ Enter Action Description เรียบร้อยแล้วให้กดปุ่ม Save (ไม่ต้องเลือกที่ Run this Action after saving) รายการ Action ที่สร้างขึ้นก็จะไปแสดงอยู่ในรายการของ Action ในแถบ Action Wizard

การ Import and Export Action
ถ้าต้องการแบ่งปัน Action ที่สร้างเก็บไว้ ทำได้โดยคลิกแถบ Tools - Action Wizard - Edit Action เลือกแถบ Export จากนั้น Save File แล้วก็ส่ง file ทางอีเมล์ ส่วนผู้รับเปิด file แล้วให้บันทึกเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ จากนั้นมาคลิกเลือก Import ที่หน้าต่าง Edit Action

acrobat x pro


การสร้าง Security ให้กับเอกสาร PDF
ทำได้โดยการ Encrypt with Password เพื่อป้องกันการเปิดเอกสาร วิธีสร้างโดยการคลิกแถบ Tools ในส่วนของ Control Panel คลิกแถบ Protection เลือก Encrypt - Encrypt with Password หน้าต่าง Password Secutiry - Setting เปิดแสดงขึ้นมาเพื่อให้กำหนดค่าต่างๆ

  • Compatibiliby = ให้เลือกเป็น acrobat 7.0 and later ซึ่งเป็นการเข้ารหัสระดับ 128 bit AES แต่ถ้าเลือก Acrobat X จะเข้ารหัสระดับ 256 bit AES เป็นการเพิ่มความยากและเวลาในการ Crack รหัส


acrobat x pro


  • Select Document Component to Encrypt เป็นการใส่ระดับเอกสาร และข้อมูลที่ต้องการ Encrypt ซึ่งมีอยู่ทั้งหมดสามรูปแบบ ถ้าเลือกแบบแรกจะเป็นการป้องกันทุกส่วน เหมาะสำหรับการใช้แสดงบนเว็บ
  • คลิกเลือกที่ Require a Password to open the document เพื่อกำหนด Password สำหรับใช้ในการเปิดเอกสาร จากนั้นใส่ password ลงในช่อง Document open Password เรียบร้อย แล้วกด OK แล้วพิมพ์ Confirm Password อีกครั้ง จากนั้นทำการ Save Document การใส่ Password ถึงจะมีผล
  • คลิกเลือก Restrict editing and printing of the document will be required in order to change these permission setting การอนุญาตให้คนในกลุ่มเปิดเอกสารได้ แต่แก้ไขไม่ได้ จะต้องกำหนดในส่วนของ Permission นี้ ด้วยการคลิกเลือกช่องนี้ แล้วใส่ Password คุมอีกครั้ง แต่ Password ในส่วนนี้ห้ามตั้งเหมือนกับ Password ในส่วน Require a Password to open the document  แล้วมากำหนดส่วนของ Printing / Changes Allowed เป็น None หรือเลือกระดับต่างๆ ได้ตามความต้องการ

การสร้าง Un-Copy Text and Image
ถ้าไม่ต้องการให้ทำการ copy text and image หรือ อื่นๆ ในเอกสาร PDF ไม่ต้องคลิกที่ช่อง Enable copying of text, images, and other content แต่ช่อง Enable text access for screen reader devices for visually impaired ต้องคลิกเลือกไว้ จากนั้นก็ Save File แต่ก่อนผ่านไปขั้นตอน Save เมื่อกดปุ่ม OK จะมีการ Confirm Password อีกครั้ง จะต้องใช้ Password ที่ใส่ในส่วนของการเปิดเอกสารมาใช้ในการ Confirm Password

การสร้างแถบเพื่อปิดข้อความสำคัญด้วยเครื่องมือ Black Out and Remove Content
การทำเช่นนี้เหมือนกับการทา Liquid Paper ให้กับข้อความที่ต้องการปกปิดไว้ โดยการคลิกแถบ Tools ในส่วนของ Control Panel เลือกแถบ Proection แล้วเลือกเครื่องมือต่างๆ ในแถบของ Black Out and Remove Content

เครื่องมือต่างๆ ประกอบด้วยเครื่องมือหลายรูปแบบ การใช้เครื่องมือแต่ละแบบนั้น จะมีขั้นตอนสุดท้ายซึ่งจะต้องทำการ Apply Redaction ถึงจะมีผล

  • Mark for Redaction = คลิกลากคลุมส่วนที่ต้องการ redact
  • Mark Pages to Redact = เป็นการ redact เต็มหน้าเอกสาร
  • Apply Redactions = เป็นการ confirm เพื่อ redact
  • Redaction Properties = ใช้ตั้งค่าเครื่องมือ redact เช่น แถบสี / Overlay Text และอื่นๆ
  • Search and Remove Text = ใช้เครื่องมือนี้เพื่อ search คำ เพื่อมาทำ redact โดยการเลือกรูปแบบต่างๆ ที่ต้องการ จากนั้นพิมพ์คำที่จะหาในช่อง what word or phrase would you like to search for แล้วคลิก search and remove text ถ้าพบคำนั้นก็จะแสดงขึ่นมาในส่วนของ result พร้อมทั้งมีกรอบแสดงที่คำเหล่านั้น คลิกแต่ละ line ในช่อง result ก็จะวิ่งไปแสดงส่วนของคำนั้นให้เห็น สามารถตั้งค่าเพิ่มได้ว่าต้องการ redact แบบ mark whole word หรือ mark partial ในส่วนของ redaction mark option อยู่ด้านล่างของช่อง result ถ้ากดปุ่ม setting สามารถตั้งเงื่อนไขเพิ่มได้อีก


สามารถปรับค่าต่างๆ ของการ Redact ได้โดยการคลิกที่ Redaction Properties ถุ้าต้องการให้สีทีเห็นหลังจากทำ Redact เหมือนกับเอกสาร ให้มาตั้งที่ Redacted Area Fill Color ใน Redact Properties

ถ้าต้องการตรวจสอบว่าข้อความได้ถูกลบด้วยการทำ Redact หรือยัง หลังจากทำ Redact แล้ว ให้เลือกเครื่องมือ Edit Object ใน Content คลิกแล้วเลื่อนดู

ถ้าต้องการทำ redact ก็ให้คลิกทำเครื่องหมายการเลือกที่ line คำที่ค้นพบ ในส่วนของ result จากนั้น ก็กด mark checked results for redaction จากนั้นสามารถทำการ new search ได้อีก เมื่อได้ตามต้องการแล้ว ให้กดปุ่ม apply redaction

การทำ Reveal and Hidden Information
บางครั้งการสร้าง PDF File จะมีการใส่ Metadata หรืออาจมีการผิดพลาดต่างๆ เกิดขึ้น เช่น การพิมพ์ผิดแล้วไม่ได้ลบออก และอื่นๆ การแก้ป้ญหา โดยการใช้เครื่องมือ Remove Hiddend Information โดยคลิทที่แถบ Tools ในส่วนของ Control Panel เลือกแถบ Protection - เลือก Remove Hiddend Information ระบบจะทำการแสกน และแสดงผลให้เห็นทางด้านซ้ายในส่วนของ Result

ลองเช็คในแต่ละส่วนว่า คือ Hidden Informatin ที่แสดงขึ้นมาคืออะไร ให้ทำการเปิดขยายออกมาโดยการกดปุ่มเครื่องหมาย + เพื่อให้แสงคำว่า Show Preview คลิกที่ส่วนนั้นจะแสดงหน้าต่างขึ้นมาว่าเป็นอะไร และอยู่ที่ส่วนใหน

ถ้าต้องการ Remove สิ่งต่างๆ สามารถเลือกได้ว่าสิ่งใหนต้องการหรือไม่ต้องการ Remove จากรายการที่แสดงขึ้นมา ถ้าคิดว่าเป็นสิ่งที่เกิดจากความผิดพลาด  ให้ทำการ Remove โดยการคลิกเลือกที่หน้าช่องนั้นแล้วคลิกปุ่ม Remove ถ้าต้องการ Remove โดยอัตโนมัติ ก็เลือก Sanitize Document กด OK แล้ว Save File เท่านี้ก็เรียบร้อย


การทำ Align Object 
เช่นตัวหน้งสือ หรือ ภาพ ทำโดยใช้เครื่องมือ Object Toll มาคลิกที่ Object แรกแล้วกดปุ่ม Shift คลิก Object อื่นต่อไป จากนั้นคลิกขวาเลือก Align หรือ อื่นๆ แล้วเลือกรูปแบบที่จะ Align

การทำเครื่องหมายวงกลมล้อมรอบตัวหน้งสือบน PDF
ให้ใช้เครื่องมือ Drawing Markups ในส่วนของ Comment คลิกเลือกเครืองหมาย Drawing แล้วใช้เมนู View - Show/Hide - Tool Bar Item - Properties Bar เพื่อเปิดแถบ Properties Bar ขึ้นมา ทำการลาก Drawing นั้นคลุม Text ถ้าต้องการให้ได้สัดส่วนให้กดปุ่ม Shift และเมื่อคลิกที่ Drawing ที่สร้างไว้อีกครั้ง สามารถที่จะเปลี่ยนสี Border ได้ตามต้องการจากแถบ Properties Bar


Tip and Trick สำหรับโปรแกรม Acorbat X
สามารถคลิกลากเครื่องมือจากแถบ Control Panel มาที่แถบเครื่องมือด้านบนได้ จะทำให้เกิดความสะดวก รวดเร็วในการใช้งาน แต่ต้องสังเกตุว่าเครื่องมือใหนสามารถลากออกได้ โดยให้สังเกตุแถบด้านหน้าเครื่องมือจะมีแถบอยู่สองเส้น

การนำ Properties ออกมาวางไว้ด้านนอก สะดวกกับการบอกว่าขณะนี้ทำอะไร และสามารถใช้ออปชั่นใน Properties นั้นได้เลย วิธีทำโดยเมนู View - Show/Hide - Toolbar Item - Properties Bar หรือคีย์ลัด Ctrl + E จากนี้ไม่ว่าจะทำอะไร ก็จะสังเกตุสถานะต่างๆ ได้จาก Properties Bar

เครื่องมือ Loupe Tool ใช้สำหรับซูม เหมือนกับ Navigation Tool ในโปรแกรม Photoshop วิธีใช้เครื่องมือ โดยการใช้เมนู View - Zoom - Loupe Tool แล้วมาคลิกที่เอกสาร จะมีหน้าต่าง Loupe Tool แสดงขึ้นมา สามารถทำการปรับขนาด และย้ายไปยังส่วนที่ต้องการ Zoom ได้

การแก้ไขตัวหน้งสือ ต้องใช้เครื่องมือ Edit Document text ถ้าต้องการให้มีการ Wrap Text ต้องไปคลิกเลือก Enable Word Wrap ใน TouchUp Preference

การใช้เครื่องมือ Edit Form Field กับเอกสารที่ยังไม่มีการสร้าง Form จะมีหน้าต่าง Warning แสดงขึ้นมากให้กด OK จะได้ทำการสร้าง Form

เครื่องมือ Add Text Box ที่อยู่ใน Annotations ใช้ได้ดีกว่าใช้การใช้เครื่องมือ Type Tool

OTHERS:
ขอแนะนนำโปรแกรม Acrobat Distriller เล็กน้อยครับ เพราะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการทำงานบางส่วนร่วมกับโปรแกรม Acrobat X

Acrobat Distriller คือ โปรแกรมที่ใช้สำหรับการสร้าง PDF จาก Postscript File เช่น Ms Word
การสร้าง Postscript File ให้สั่ง Print แล้วเลือกเป็น Adobe PDF Printer ที่หน้าต่าง Print เลือก Print to file จากนั้นต้อง Save File โปรแกรมจะเตือนว่าให้ตั้งค่า Font ใน Adobe PDF Document Properties โดยไม่ต้องเลือกในช่อง Rely on System Font Only

การสร้าง Security ในโปรแกรม Acrobat Distriller จะทำให้ไม่ต้องไปสร้างใน Acrobat Program วิธีทำโดย กำหนดที่ Setting - Security แล้วตั้งค่า Default Setting วิธีสร้าง ก็เพียงคลิกลาก Postscript File เข้าไปในส่วนตรงกลางของโปรแกรม Acrobat Distriller

การสร้าง Watched Folder เพื่อเก็บ Postscript File ไว้สำหรับรอการ Convert to PDF File
เริ่มแรกให้สร้าง Watched Folder ขึ้นมา แล้วมาที่ โปรแกร Distiller เลือก Setting - Watched Folder เลือก Add เพื่อสร้าง Path ไปยัง Watched folder โปรแกรมจะสร้าง file เพิ่มขึ้นมา 2 files คือ in กับ out

  • file in สำหรับเก็บ postscript file  
  • file out คือใช้สำหรับเก็บ file หลังจากการทำ distill แล้ว 

สามารถกำหนดให้เมื่อ distill file แล้วลบหรือเก็บ postscript file ได้อีกด้วย โดยการคลิกเลือกช่อง postscript file และตั้ง delete output file older than ช่อง check watched folder every สามารถกำหนดได้ตั้งแต่ 1 - 9999 second เราต้องเก็บ postscript file ไปไว้ใน watched file ในส่วนของ in เอง แล้ว โปรแกรมจะทำงานให้อัตโนมัติ จากนั้นคลิกที่ ชื่อ file ในช่อง path แล้วคลิก load setting แล้วกำหนดรูปแบบ default ควรเลือก standard จากนั้นคลิก load


คิดว่าถ้าได้อ่านบทความที่เขียนไว้มาถึงตรงนี้ ไม่มากก็น้อยจะต้องมีความรู้เกี่ยวกับการใช้โปรแกรม Acrobat X กันบ้างนะครับ ผมจะพยายามเข้ามาอัพเดทเทคนิคการใช้โปรแกรมให้เป็นระยะครับ
















1 comments:

  1. ขอบคุณมากครับ สำหรับบทความดี ๆ จะเข้ามาติดตามอีกนะครับ

    ตอบลบ